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发现舞弊线索想揭发又担心被报复,企业如何保护举报人?丨星瀚内控反舞弊

2022-08-31
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ACFE(注册舞弊师协会)将2022年度克里夫·罗伯森哨兵奖(Cliff Robertson Sentinel Award)颁发给了帕夫·吉尔( Pav Gill,以下称吉尔)以表彰他在揭露德国支付巨头Wirecard舞弊行为的勇气。该奖每年专门颁发给不顾个人或职业后果,公开披露商业或政府中舞弊行为的个人。

吉尔在 Wirecard 担任亚太地区法律顾问期间,他注意到该地区CFO涉嫌在虚假的第三方空壳企业和Wirecard之间制造价值数百万欧元的虚假软件转让协议。他将这些舞弊行为提请企业管理层注意,但身为举报人的吉尔却遭受来自企业内部的惩罚。即使在腐败的 Wirecard 高管迫使吉尔辞职后,他们仍继续使用各种手段骚扰他。最终,吉尔的母亲鼓励他揭发丑闻,并充当英国《金融时报》记者的消息来源,让公众关注这起德国新锐创新公司的丑闻。

举报人保护制度

关于对举报人的保护,笔者认为需要从立法和企业制度双方来建立一个立体的制度。从法律层面上,立法者需要通过立法和实时修订法律来加强对举报人的保护。接二连三被揭露的企业丑闻也迫使立法者需要加快修法的速度。例如安然事件成为了推动SOX法的催化剂。正如Wirecard的舞弊在促使德国努力赋予监管机构更多打击企业舞弊的火力并保护举报人。事实上,越来越多的国家正在采取更严厉的措施来促进举报人活动并保护他们免受伤害。

从企业制度层面上,一个健全的内部举报制度应当是在收到举报后对其内容进行判断并迅速开展调查,并反馈结果给举报人。确有舞弊存在的,应做到“惩恶扬善”。但现实中企业往往没有建立有效的举报人保护制度,或制度建设只停留在文字层面,无相应的配套措施。更有甚者,合规人员对待举报的“粗暴操作”直接导致举报人身份被暴露,影响后续调查。举报人在被暴露身份后,容易遭到解雇、降薪等其他来自被举报人或企业的打击报复。一个不完善的制度会影响企业合规氛围,造成员工容易误解举报窗口只是一个摆设,合规和被举报人“蛇鼠一窝”。对舞弊行为敢怒而不敢言。于是组织中的“毒瘤”无法被及时摘除,最后给企业造成巨大损害。近年国内外因舞弊行为造成退市、破产清算等个例不胜枚举。

由于我国目前并无专门保护举报人的法律。现有的司法解释和部门规章对举报人的保护也只限于向公权力机关检举犯罪或事故等情形,对企业的规定尚处空白,缺少明确的法律后盾来保障举报人能安心地、毫无顾虑地利用举报制度。

日本《公益举报人保护法》

笔者曾长居日本10余年从事企业法务与合规工作。曾经在一家跨国制药企业总部负责包括日本地区和亚太地区的内部举报制度的建设和运营。在日本,企业并无法律上的义务建立内部举报制度,举报窗口主要针对上市公司和对合规管理有严格要求的大公司设立。由于2022 年 6 月起施行修订后的《公益举报人保护法》,该法规定拥有300名以上员工的企业有义务建立必要的举报制度。因此在日本会有更多的企业设立举报窗口。现有的内部举报制度也需按照新法进行优化。

《公益举报人保护法》于2006年施行旨在保护公益举报人。该法施行后,虽然在鼓励揭露企业违法行为方面取得一定成效,但并不能有效保护举报人的权益。例如2007年,奥林巴斯员工滨田正晴向公司举报了上司的不当行为,合规部通过邮件将滨田的身份透露给其上司。此后他遭遇了三次调岗、没收公司手机、禁止与同事交流等来自人事上的报复。2008年,滨田以公司滥用人事权向东京地方法院提起诉讼,要求公司撤回不当的调岗命令并给予赔偿,但一审被判败诉(2010年1月)。之后他在东京律师协会的全力帮助下在二审中反败为胜(2011年8月)。随后公司向日本最高法院提出上诉,被法院驳回后。于2012年6月判决生效确定滨田胜诉。2016年2月滨田与公司达成和解,结束了长达8年的斗争。可以看出改订前的《公益举报人保护法》,对企业建立内部举报制度在法律上并不具有强制性,对企业的违法制裁也不明确,法律施行后的效果并没有达到所期望的水准。面对近年越来越多的员工告发企业的舞弊行为,加强对举报人的保护的呼声越来越响,所以促成了日本国会对该法进行了修改。之后将接受,该法修订后对企业有直接影响的两项重要修订:

一、要求企业建立内部举报机制的同时创建可以安心举报的环境

1、给企业创设义务,要求企业适当应对内部举报并建立必要的机制(设置举报窗口、开展合规调查、纠正违规行为等),300人以下的中小企业为努力义务。【第11条】

2、为确保内部举报制度行之有效导入行政措施(行政机关可以对企业做出建议或指导、劝告以及对外公布不遵从劝告的企业名单)【第15条、第16条】

3、给合规调查人员创设义务,规定不得泄露举报人的身份信息。否则将处30万日元以下罚款(罚金刑)。【第12条、第21条】

二、使举报人更容易受到保护

1、举报人从在职员工拓展到离职后1年以内的员工以及公司高管【第2条第1项等】

2、所有到保护的举报对象从刑事处罚对象拓展到行政处罚的对象。【第2条第3款等】

3、对举报人的保护内容,免除因举报行为而产生的损害赔偿责任。【第7条】

该法对日本企业法务/合规的影响

1、企业法务/合规在处理内部举报时需要比过去更慎重地采取初期应对和设计调查方案,在调查过程中确保不泄露举报人的身份信息。

2、对报复行为“零容忍“。对举报人采取包括降职、降薪、无正当理由调离原岗、要求离职在内的所有报复行为都属于违反合规的行为。

综上所述,日本通过立法对给企业以及合规人员赋予义务来加强举报人的保护,使得企业不得不采取各种措施去加强内部举报制度的建设和慎重对待每一个来自员工的“声音”。如今企业在获悉举报后不及时采取适当的处理,这一行为本身就已经违法。假设未被处理的举报如果持续发酵而造成严重后果的,企业将无法推辞自身内控制度不健全的问题,企业将面临行政乃至于刑事处罚,日本社会对违反合规的企业容忍率较低,从民众和投资家看来是这种不健全的企业应该被“社死”,从近日本频频爆出的质量造假丑闻的结果来看,除少数企业在经过很长时间后能重振,然而大部分从此一蹶不振,有些百年老店落得个拱手让人的下场。

举报人保护措施

前文提到我国并无专门法律来保护举报人,但鉴于发现舞弊的重要渠道仍然是内部举报。面对近年来我国企业舞弊呈现增长趋势的这一大环境。加强对举报人的保护也是企业合规的重要课题。因此笔者建议企业可以参考以下措施:

1、在企业规章制度中明确保护举报人、禁止对举报人的打击报复。通过培训和内部举报窗口介绍等方式,反复向员工强调这两项。

2、导入匿名举报系统,举报人可以在不公开身份、邮箱、电话等信息的情况下与合规人员展开沟通。系统也不记录举报人的IP地址等可以锁定举报人的信息。

3、调查举报人的上司或举报人周围人物时,应事先拟定调查方案,在初期调查中,可适当增加调查对象 ,之中混入非调查对象,使得被调查人员不容易察觉自己是被谁举报。

4、举报机制中除企业内部举报窗口之外,还应配备律师事务所等外部窗口。由于涉及高层或牵涉面广的举报,内部举报窗口容易受到内部压力无法启动调查或无法做到中立。因此,举报对象为一定层级以上或牵涉人员众多的,应鼓励举报人向外部窗口举报。

5、如果企业有外国子公司或实体的话,应导入全球举报系统。确保信息和总部畅通,避免信息闭塞造成无法及时掌握舞弊情况而延误调查。

总结

作为企业反舞弊的重要手段,内部举报无疑会有越来越多的企业采用。一个好的内部举报制度必定是一个能被信任、安心使用的制度。需要通过法律指引、企业自身努力去完善。相信我国在不远的将来也会像发达国家那样拥有自己的保护内部举报人的法律。

作者:马政钧