Q1：企业的证照及印章应由谁管理？ 我国法律并没有明确规定企业内有权管理证照或印章的人或机关，故确定证照章的有权持有人，属于企业内部自治的范畴。实践中，企业一般会通过章程、合伙协议或制定专门的管理制度对有权持有人进行约定，有的企业在未明文约定的情形下则可能默认由法定代表人、委派代表或大股东等企业实际管理人或实际控制人对证照章进行管控。对此我们建议，为避免出现企业运营时证照章使用混乱、企业内部产生纠纷时各方对证照章的管理存在争议等情形，企业可以在设立最初，就由各方达成一致，明确证照章的管理人及管理责任，并通过章程或管理制度等企业内部文件进行约定。 Q2：企业印章管理制度应包含什么内容？ 企业的印章不只有公章，常见的还包括合同章、财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章等，为明确不同章的适用范围和要求，印章管理制度首先应对企业内已有的印章进行梳理和罗列，明确不同印章的用印范围。确定印章范围后，印章管理内容应涵盖印章的刻制、保管、使用、停用或销毁等从印章“出生”至“死亡”的全部流程。其中，印章的保管及使用是最重要的两个环节，印章保管的部分可以明确具体的保管人、确定保管措施、保管交接流程、对印章损坏或遗失的处理流程，对于印章数量较多的企业还可以约定对印章保管状态进行定期检查。印章使用的部分则应当包括不同印章的使用范围和权限、用印审批流程、用印材料的审核、以及印章在企业外部的使用要求等内容。企业亦可结合自身业务实际，在制度中添加针对性的要求和规则。 Q3：违反企业内部印章管理制度使用印章对外签订的合同是否有效？ 印章管理制度的主要目的是规范用印行为，避免因错误用印或未经审批用印使得企业承担非其真实意思表示的行为责任。但是，即使建立了完善的管理制度也难以完全避免混乱用印的情形发生，那么违反企业内部印章规范对外加盖印章的合同，是否产生效力呢？根据《全国法院民商事审判工作会议纪要》（以下简称“《九民纪要》”）第41条规定，法院审理涉及盖章行为法律效力的案件时，“应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权，从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力”，即确定了“看人不看章”的审判思路。也就是说，合同是否具备效力，重点在于盖章之人或签约人签约时是否是职务行为、其有无代表权或代理权，而印章的真假、所盖之章与备案公章是否一致、以及行为人事后是否仍具有代表权/代理权等情形均不影响合同的效力。 参考上述规则，对于未遵守企业内部印章管理规范盖出的对外合同，虽然该合同在企业内部的效力存在瑕疵，但对外效力并不一定无效，其效力取决于该签约人（盖章人）在签约时，是否具有代表权或代理权。下面我们列举两类常见的签约人（盖章人）类型分别进行判断： （1）若签约人（盖章人）为企业具有一定职务的工作人员，且其以企业名义对外签订合同、合同内容为其职权范围内的事项，则该签约行为构成职务代理，对企业产生效力。此时即使签约事项已超出该签约人的职权范围，但只要交易相对方不知道或不应当知道该越权行为的，该合同依然对企业产生效力。司法实践中，对职务代理的认定需要结合代理人职务判断其权限，一般来说职务越高、推断其权限越大，若签约人（盖章人）系公司法定代表人的，除非能够证明交易相对方知晓公司盖章流程不符合要求、此人无权代理公司进行该笔交易，否则其以公司名义对外签署的合同基本均被认定为有效。 （2）若签约人（盖章人）仅为企业普通职员无任何职务或并非企业工作人员，其仍有可能因企业的授权构成委托代理，在授权事项上代表企业对外签署合同。此时，是否具有委托代理授权书及授权书的真实性则成了判断签约人是否具有代理权的重点。一般来说，授权委托书应当具有企业法人的签名及企业盖章。 此外，最高院在2022年11月4日发布的《关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则部分的解释（征求意见稿）》中，对职务代理及越权代表行为下的合同效力问题也进行了更加明确的规制，其内容较《九民纪要》有一定延展，例如明确规定了人民法院应当认定执行法人、非法人组织工作任务的人员在订立合同时超越其职权范围的4种情形。但目前该司法解释尚未正式出台。对此我们也将继续关注。 Q4：先盖章、后确认内容的合同是否对企业产生效力？ 通常企业会先与交易相对方确定合同内容，再经过内部流程对合同用印，此时加盖印章的行为既是企业意志的表示，也是对条款内容的确认。但在商事实践中，为推动交易、简化内部流程，部分企业出现了先在空白合同上盖章，后与交易相对方确认条款的情形，该情形尤其常见于主要条款已经确认但需对特别条款进行协商拟定的制式合同中。此时，若合同系经过企业内部审批流程用印，该合同是否必然对企业产生效力？司法实践中，对于空白合同的效力认定仍需参考《九民纪要》第41条规定确定的“看人不看章”的审判思路，考察空白合同持有人与企业之间是否具有代理关系,来综合认定合同效力是否及于企业。如空白合同持有人确实具有代理权,或足以使交易相对人相信其具有代理权的,在空白合同上添加的合同条款效力及于企业。反之,仅仅根据“持有加盖公章的空白合同”这一事实,即使企业用印流程符合内部规范，尚不足以认定签约人（盖章人）具有代理权,应按无权代理规则处理。[1] Q5：企业营业执照或印章丢失后，如何进行补领或补刻？ 以上海市为例，根据上海市市场监督管理局（以下简称“上海市市监局”）发布的办事规则及实际办理经验，企业营业执照及公章丢失后的补领补刻流程及所需材料如下： （1）企业营业执照补领 遗失公示公告（两种方式择其一）：登录国家企业信用信息公示系统线上填报遗失公示、或在符合要求的报纸上刊载遗失信息； 补领申请：公告挂出一日后，即可由代理人前往企业登记注册所在市监局窗口申请补领营业执照，填写《增、减、补、换发证照申请书》。 （2）企业公章补刻 公章作废声明：在符合要求的报纸上刊登遗失信息（一般要求为市级以上报纸）； 补刻并备案：声明作出一日后，即可由委托人前往企业登记所在市区内任一家公安部联网备案的刻章店进行补刻及备案。 注：办理完成后可要求刻章店提供刻章店备案证明及公章备案网站截图进行留存，以备之后登记机关查询。 实际办理中，企业营业执照的补领需要具备公章及法人签字，公章的补刻则需要具备企业营业执照并由法人配合，若想同时补办执照和公章，则仍需进一步与登记机关沟通。 Q6：公司证照章被抢夺后，对方是否一定可以更换法定代表人？ 以上海市为例，根据上海市市监局发布的办事规则及实际办理经验，公司办理法代变更登记需准备如下文件： 公司登记（备案）申请书 原法代免职及新法代任命文件 公司营业执照正本和/或副本原件 除上述文件外，登记机关办理变更登记时，还会对文件上的签名进行核验，目前上海地区的登记机关一般要求所有涉及变更或签名的人员进行线上实名认证，避免了线下核验身份证的流程，同时减少了代签、冒签的可能性。 综上，即使对方掌控了公司证照，其仍需经过企业内部流程，对法代变更事项作出有效决议。而决议是否可有效作出，将直接关系到控制权争议的后续进展，也与对方是否可更换法定代表人息息相关。 Q7：企业电子营业执照如何办理？ 电子营业执照是由市场监管部门依据国家有关法律法规、按照统一标准规范核发的载有市场主体登记信息的法律电子证件。电子营业执照与纸质营业执照具有同等法律效力，是市场主体取得主体资格的合法凭证。其内容和版式与纸质营业执照也基本相同，区别在于电子营业执照文件中标注“电子营业执照”水印和数字签名值，且不显示登记机关印章。 以上海市为例，根据上海市市监局发布的办事规则及实际办理经验，首次下载电子营业执照必须由市场主体法定代表人本人下载。首次下载后，法定代表人方可以授权证照管理员或办事人下载。 （微信电子营业执照小程序页面） Q8：企业电子营业执照有什么用途？是否可以用来办理工商变更登记？ 企业电子营业执照的有权使用人为法代及其授权的证照管理员或办事人，法代可通过前述微信小程序或软件授权他人使用或管理执照。授权他人使用的可限制授权事项、时间及次数；授权他人管理的，管理员可对电子营业执照进行日常的管理和使用。电子营业执照的两大常见功能为进行市场主体身份认证和证明和以市场主体身份登录网上系统或平台，前者可以在现场办理政务服务事项时，通过“出示执照”功能向有关部门展示执照信息，有关部门可使用扫码枪读取并留存执照信息；后者可通过“扫一扫”功能登录包括但不限于上海市“一网通办”、国家政务服务网、国家企业信用信息公示系统等线上平台，并通过登录相关平台办理业务、报送年度报告等。此外，上海注册企业的电子营业执照还可以用来进行企业名称变更、查询企业登记档案、开具企业合规证明等。不过，据我们了解，上海地区登记机关目前暂不接受使用电子营业执照办理工商变更登记。此外，若企业进行了工商变更登记，因营业执照内容出现了变更，其原电子营业执照将自动失效，需重新下载。 Q9：企业电子印章如何办理？ 电子印章是相对实体印章进行区分，其基于可信密码技术生成身份标识，是以电子数据图形表现的印章，即实体印章的电子化表现形式。相比实体印章，电子印章具有使用不受物理条件限制、印章在生成前经过主体身份核验，保障主体身份真实、在使用时通过运用数字加密系统，可防止文件内容被篡改，精确记录时间、签章后可进行核验等诸多优势，在近年来得到多地政府部门的推广。 目前已有大量经认证的第三方商业机构提供电子签名服务，企业可通过平台注册企业账号—实名认证—申请生成电子印章等步骤后对电子印章进行管理及使用。除了第三方机构提供的服务外，很多地方政府也提供电子印章公共服务，相比于第三方商业机构所提供的服务，由政府提供的公共服务具有便利、权威、官方接受度高等优势，且成本较低，简便易行。以上海市为例，自2019年4月，上海市通过“上海市电子印章公共服务平台”（dzyz.sh.gov.cn）建立统一电子印章系统，面向全市法人主体提供电子公章、电子职务章服务。法人主体可通过该平台体验电子印章的申请、制作、备案、查询、变更、注销、冻结等生命周期管理，并对电子文件进行签署和有效性验证。 Q10：使用企业电子印章对外签订的合同有效么？ 根据《中华人民共和国电子签名法》相关规定，在民事活动中，除了法律明确规定不适用电子签名的情形之外（如涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的文书），无论是合同类文书，还是其他文件、单证等非合同类文书，当事人均可以约定使用电子签名，不得仅因为其采用电子签名而否定其法律效力，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。根据相关司法判例，若当事人认可电子签名的真实性、或出示第三方平台出具的《数字证书签名验证报告》等认证报告，法院一般会认定该电子印章体现了当事人的真实意思表示，在没有其他合同法定无效的情形下，合同合法有效。不少采用居家办公、远程办公或为节省成本与相对方线下签署交易合同的企业可以考虑探索电子印章，与交易相对方协商通过线上签署合同的形式完成合同订立。在使用电子印章的过程中，企业可结合电子印章的特殊性建立明确的电子印章管理制度，比如对电子印章保护口令的保密规则、电子印章数据失密后的处理方式、电子印章需注销的情形等。 以上，我们为大家解读了企业证照章管理中常见的十个问题，供读者们在日常经营中参考。证照章不仅常出现在公司控制权争议中，也是企业合规内控的重要一环。完善的证照、印章管理制度可以有效帮助公司控制内部风险、规范作业流程。同时，电子证照、电子印章的出现，不仅为企业远程办公线上签约提供了便利，实际也是在提示企业需跟随技术、时代的发展更新自己的内部管理制度与流程，以避免漏洞、防范风险。 [1] 《全国法院民事审判工作会议纪要理解与适用》，最高人民法院民事审判第二庭著，人民法院出版社，2019-12，P290-292。 作者：李凤翔、边晨
