互联网时代，企业员工的沟通交互、签呈流转、合作对接、成果展现等与工作有关的方方面面基本都于电脑端或手机端呈现，当企业发觉员工有舞弊行为的端倪时，也会有意识地希望通过“控制”员工的电脑或手机、进而“获取”有价值的线索、甚至是证据。
但是，企业的“控制”、“取证”行为稍有不慎，便可能产生极其严重的后果，导致证据毁损或丧失法律效力。
如何避免企业自查过程中的“神操作”应当是各家企业高度重视的问题。本文就将为大家提供四条建议。
完善企业内部制度
优秀的企业内控合规制度是开展电子取证的有力保障，其至少应当明确约定企业员工办公所用设备的所有权，并通过在制度文件上签字、开展培训课程等方式明确告知员工，企业对自有电子设备的调查权、监控权和知情权等；当然，企业在设计相关规范时应当遵守个人信息收集相关的法律规定。
不仅如此，相关制度也需要规定，如有员工被列入调查对象，调查人员应当遵循的操作流程以及与各部门配合时的注意事项。
我们曾经遇到过的案例情况有，某公司IT部门在预备调查一名员工的电脑前，先行予以口头告知，但并未及时将涉案人员的行为和设备纳入视线，从而为员工留下了充分的时间和空间毁灭证据。甚至是在口头告知的两天后，IT部门才真正收回员工使用的电脑，此时，该电脑已被多次格式化，原始数据无法恢复。
制度的意义并不在于其白纸黑字的形式，而在于所载的内容能保护企业的权益、解决企业所面临的问题。我们建议企业投入时间和精力在制度建设上，让企业能够真正掌握主动权。
提高企业相关人员的证据意识
目前，企业对内控反舞弊的重视程度越来越高，不乏企业设置监察部、内审部以应对员工犯罪问题；但是，由于相关专业领域的建设尚在起步发展阶段，更多的企业依然选择以合规、法务、风控、或者人事岗位的人员负责相关事宜。无论是专职、专业的人员，还是兼职、新入行的人员，处在与企业内控、反舞弊有关的岗位上，证据意识无疑是相当重要的。
可以给大家说几个因为证据意识薄弱而引发的“惨案”。比如，有企业在发现员工舞弊行为后，没有使用专业的设备固定证据，而是自行安装了民间开发的免费版取证软件，导致原始数据完全损坏。又比如，有企业就涉案员工的邮件处理方式仅仅是转发后保存，随后便直接删除了涉案员工的原始邮箱账号……这类行为会对追究涉案员工的责任造成极大困难。
企业还应树立起电子数据的“原始态”意识，做好数据记录。原始数据一旦被更改，就难以恢复到“原始态”。在缺乏专业人员的现场，尽量不要对涉案设备擅自进行操作。
设立预案制定机制
除了日常制度的设立、内控反舞弊岗位人员的证据意识提高外，企业还有必要设立电子数据取证的预案机制，即企业在启动调查前务必咨询专业取证人员，三思而后行，针对法律上的风险、技术上的可行性制定出周全的方案后再进行取证。
电子取证并不单纯是对电子数据做镜像如此简单。
首先，就电子取证的调查对象来看，涉案电子介质和数据不仅包含电脑和手机，还可以包括：行车记录仪、电子手表、移动硬盘等，甚至一些智能电器也可以成为电子数据的载体。
其次，就电子取证的调查内容——线索与证据而言，企业应当知道，相比于线索，法律对于证据做出了更为严格的规定。刑事证据的获取、对象和操作流程都必须由具备资质的第三方机构来完成。
此外，企业需要意识到，电子取证的调查作用包括了为案件调查提供线索和为司法流程提供证据。线索虽然无法达到证据的法定性和证明力，但线索却可以为案件办理提供重要的、甚至是关键性的指引。因此，企业需要设立预案机制，审慎地处理线索、严谨地开展电子取证，才能使线索的效用最大化。
取证力争维持“现场性”
所谓对取证的过程维持“现场性”，就是指，要尽量在电子数据处于开机状态时进行获取，必要的时候，可以考虑联系电子取证鉴定机构或取证人员执行相关工作。
电子取证工作离不开系统的规划、细致的落实。我们也遇到过专业素养、思想意识颇高的企业因为一点小小的错误而功亏一篑的情况，更是令人痛心。
比如，有企业将涉案员工的笔记本电脑送检并完成数据镜像固定后，就以为取证流程完全结束了，没有做好原始数据的保管工作，而是将电脑交由其他员工使用，导致原始数据灭失；此时，即便已经发现了重要线索甚至公安机关已经立案，也无力回天了。
还有企业尽管斥巨资搭建了邮件服务器，但日常监控和备份工作却没能有效开展，导致邮件信息的留存发生问题，案件处理难度颇高。
希望企业在后续开展电子取证工作时，能够不再出现本文若干案例所述的情形。一方面，在日常管理中设计完善合规内控制度，捍卫企业对自有电子设备与电子数据的所有权；另一方面，在调查取证时，尽可能地避免在无专门机构或专业人员在场的情况下自行操作，要有证据意识和预案规划，从而全面保障企业的健康发展。
作者：星瀚内控与反舞弊法律中心 周晓鸣
